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Proyecto de Vinos a Japón

Capitulo 6

Capítulo 8
 

Capítulo 7

  

7. CÓMO HACER NEGOCIOS EN JAPÓN

1. Estilos japoneses de comunicación:

Importancia de la comunicación no verbal, no van directos a la cuestión, mejor preguntas indirectas. Es esencial ser un oyente atento y activo y un buen observador del lenguaje corporal al igual que familiarizarse con el estilo japonés de <<non face-to-face communication>> y <<letter writing>>.

Interpretación de comunicaciones no verbales:

En las cartas de negocios, introducción con alusiones personales, utilizar frases no directas y referirse a la relación de confianza que se quiere establecer y mantener. Para despedirse, frase seguida de la fecha en orden inverso al nuestro (año, mes y día).

Las tarjetas de agradecimiento y felicitación por acontecimientos especiales se consideran cortesías importantes.

Los informes escritos y la documentación también son muy importantes y deben ser objetivos.

Las comunicaciones por teléfono y fax: evitar preguntas de respuesta "sí " o "no", pensar como un periodista (las "5 w" –where, who, what, when, whom-).

El E-Mail sirve para seguir una relación de negocios nunca para iniciarla.

2. Reuniones formales y negociaciones

En Japón pueden distinguirse cuatro fases, cada una con una tarea específica:

  1. Tomar conocimiento o presentarse (Aisatsu): el primer encuentro puede hacerse en varias veces, se presenta una visión general del negocio y el visitante entrega un presente pasándose después a charlar informalmente sobre cuestiones personales antes de entrar a la reunión. También se procede a la entrega de tarjetas de presentación o meishi que son muy importantes.

    En primer lugar se interesarán (y debemos hacerlo nosotros igualmente) por la jerarquía de los negociadores y la empresa –habrán realizado una investigación previa semejante a la nuestra sobre ellos-.

    [Consejo: ser humilde y hablar con voz suave y pausada]

  2. Intercambio de información: preguntas exhaustivas sobre la empresa, sus propósitos, operaciones, información técnica [Consejo: ser paciente, no llevar la pauta y seguir los pasos de nuestro interlocutor]
  3. Negociación: es lenta y pausada, se busca una relación continuada de negocios y conseguir un ambiente agradable. Hay que aceptar las ambigüedades y retrasos japoneses y su disposición a utilizar lugares de encuentro distintos de la oficina. Si se está en vía muerta puede usarse (sólo una vez) un mediador o árbitro (Chúkai-Sha) y como último recurso, juntar a los altos ejecutivos de ambas partes.
  4. Concesiones y acuerdo: en cuanto a posibles concesiones la mejor estrategia es proponer las propias antes de preguntar por las del otro (hay que tenerlas trabajadas y discutidas con todos en nuestro equipo –frente común-) y esperar con paciencia la respuesta japonesa.

Para el contrato (Keiyaku), consulta a la Guía del Sistema Legal de Japón (Guide to Japan´s Legal System): normalmente es de inicio de la relación comercial, corto y con pocas especificaciones o cláusulas (el uso de un abogado por nuestra parte desde un comienzo en las reuniones puede interpretarse como falta de confianza). Para su firma existe toda una ceremonia con su protocolo: intercambio de regalos, presencia de los altos ejecutivos por ambas partes y cena formal de celebración.

3. Conceptos importantes en los negocios (la base es ganar confianza):

 

4. Etiqueta y protocolo en Japón (tenerlo presente siempre tanto en reuniones de negocios como en las reuniones informales).

5. Encuentros sociales y reuniones informales fuera del horario laboral de los japoneses: normalmente no se trata de comidas sino de cenas seguidas de entretenimiento en un club nocturno, bar de karaoke, club de socios, nomiya (bares de vecindad), bares de geishas, bares de gays, golf, baños públicos,... En contadas ocasiones invitación a sus casas particulares (más en el caso de los jóvenes japoneses). Es importante la invitación a beber o a una fiesta de bebidas como encuentro social para entablar relación en un ambiente más distendido (brindis japonés: kampai).

6. Planear el viaje

Conveniencia de elegir una tercera parte o intermediario (Shôkai-Sha) que prepare los materiales, escoja los regalos apropiados, prepare las tarjetas de presentación o meishi, busque intérpretes y distribuya el tiempo en Japón. Es el representante de la empresa extranjera en Japón y debe ser conocido, respetado y valorado por el cliente.

Otra opción es un Amakudari o alto funcionario del gobierno retirado de esas funciones que trabaja como ejecutivo en la empresa privada (especialmente útil si hay que tratar con burocracia gubernamental).

De no emplear ninguna de las fórmulas anteriores, contacto con la empresa a través del departamento apropiado en ella: Sômu-Bu (General Affairs Dept) o Kokusai-Bu (International Affairs Dept).

 

Importancia de seleccionar a tu equipo (su número refleja la importancia de la empresa y la seriedad del compromiso):

Tres niveles: Shachô –top level, ejecutivo senior (de mediana edad o mayor)

Buchô/Kachô –nivel intermedio

Sutaffu –operaciones

(anuncio previo si forman parte del equipo minorías étnicas o mujeres)

Investigación general: cultura, sociedad, geografía, temas generales sobre Japón y la compañía que visitamos (su historia, logros, contribución a la comunidad, productos, localización de sus plantas y oficinas, datos financieros y de marketing, posibles problemas como retraso en pagos o procesos legales pendientes, nombres y biografías de sus altos ejecutivos, información sobre los componentes e interlocutores del equipo japonés).

[Buscar a través del Shôkai-Sha, JETRO o Internet y en libros de consulta como Jinji Kshinroku, Zen Nippon Shinshiroku y Who´s Who]

Preparar presentaciones escritas (para que las estudien tras la reunión, uso de márgenes amplios, espacios en blanco, tamaño manejable, transparencias) detallando objetivos y planes (a 10 años vista según uso japonés a diferencia de los 3 años desde nuestra perspectiva), enfatizando los beneficios mutuos de la operación, realzando la actuación pasada de nuestra compañía y su dedicación a la calidad y no criticando la competencia sino a nivel de comparación (si sus productos son buenos, los nuestros mejores).

Elección de regalos apropiados: de alta calidad, mejor de nuestro país de orígen. Los primeros más simbólicos como productos de la empresa con el logo, estuches de pluma y bolígrafo o bebidas como vino o coñac (envoltorios adecuados –en colores de negocios como beige, gris y azul, no utilizar el negro ni lazos). Evitar regalos en nº de 4 o 9 (simbolizan muerte y sufrimiento) y del tipo de tijeras, cuchillos, abridores de cartas (que representan ruptura) además de no dar la misma clase de regalo a personas de diferente rango o con posición distinta en la jerarquía.

Recordar las tarjetas de presentación (meishi): en papel de calidad e igual impresión, una cara en inglés y otra en japonés con el logo en ambas para sostenerla de manera correcta cuando la mostremos en japonés.

Buscar un intérprete familiarizado con el mundo empresarial y el mercado japoneses que asista tanto a las reuniones de negocios como a las informales. Deberá conocer el contenido general de lo que se discute y le pasaremos copias de nuestro discurso resultando conveniente mantener con él conversación previa a las reuniones para ponernos de acuerdo.

Tener en cuenta que la permanencia en Japón puede alargarse (mejor billete de avión con regreso abierto), las variaciones del clima y el estilo conservador a la hora de preparar el equipaje y que normalmente no se preve la asistencia del cónyuge (tampoco a las reuniones informales o nocturnas).

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